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Solliciteur général

Guide méthodologique 2019 - Annexe A - Atelier sur la conception de scénarios (outils)

GUIDE MéTHODOLOGIQUE 2019 - ANNEXE A - ATELIER SUR LA CONCEPTION DE SCéNARIOS (OUTILS)

Si vous avez besoin d’information précise dans un autre format, veuillez envoyer un courriel à AskOFMEM@ontario.ca.

Programme d’identification des dangers et d’évaluation des risques

Guide méthodologique 2019
Annexe A : Atelier sur la conception de scénarios (outils)

Bureau du commissaire des incendies
et de la gestion des situations d’urgence

Introduction

La présente annexe vise à faciliter l’animation de l’atelier sur la conception de scénarios, lequel a pour objectif d’éclairer l’identification des dangers et l’évaluation des risques (IDER).

L’atelier sur la conception de scénarios favorisera une compréhension concrète des risques associés à différents dangers et permettra d’axer l’attention sur les répercussions éventuelles de chacun sur la collectivité.

Les outils présentés dans cette annexe du Guide méthodologique peuvent être utilisés pour orienter l’exercice de conformité annuel de la collectivité. Ils correspondent aux Lignes directrices pour l’élaboration d’un programme d’exercices ainsi qu’au programme d’appui sur la conception d’exercices pour les cours GSU125 et GSU225 offerts par Gestion des situations d’urgence Ontario.

Ressource externe

Une boîte à outils est offerte gratuitement pour faciliter la cartographie des actifs selon une approche participative : Participatory Asset Mapping Toolkit (en anglais seulement). Adaptable au contexte de l’évaluation des risques, elle peut aider à enrichir les connaissances communautaires. Cette ressource conçue par Community Science, un organisme primé, peut vraiment faciliter la préparation d’activités de cartographie communautaire selon une approche participative.

But et portée

L’atelier sur la conception de scénarios s’inscrit dans la troisième étape de l’IDER, « enrichir les connaissances communautaires », et contribue donc à éclairer la quatrième étape, « évaluer les risques ».

Cet atelier a pour objectif d’inciter les participants à discuter et à bâtir, pour chaque danger, un scénario qui servira de fondement à l’évaluation des risques. Les participants à l’atelier devraient être des membres du groupe consultatif.

Il incombe à l’organisateur de l’atelier d’en établir clairement le but et la portée. L’organisateur contribuera ainsi à l’élaboration de l’exposé du scénario.

But

Tel est le but de la conception de scénarios en matière d’IDER :

Permettre aux participants de mettre en commun leur expertise et d’évaluer les risques selon une approche participative, dynamique et axée sur le dialogue qui exploite les connaissances, générales et spécialisées, ainsi que l’expérience de tous.

Cet énoncé peut servir de modèle pour élaborer celui, personnalisé, de votre atelier.

Portée

La portée de l’atelier doit être suffisamment vaste pour favoriser la compréhension des répercussions propres à chaque danger. Les participants doivent recevoir des directives pour connaître un bon départ. La personne coordonnant l’atelier doit fournir au moins les éléments suivants :

  1. Portée géographique – Les limites particulières du lieu où le danger peut se produire, le cas échéant; faut-il considérer l’ensemble de l’Ontario ou une communauté ou région en particulier?
  2. Exposition – Si vous souhaitez que les participants centrent leur attention sur certains éléments dans la collectivité, il faut parler plus précisément de l’infrastructure essentielle, de la population ou d’autres secteurs d’intérêt.

Ajoutez une carte du lieu correspondant à la portée définie, en veillant à y indiquer les personnes touchées ou les biens exposés, le cas échéant. De plus, tentez de faire en sorte que les experts dans les domaines connexes ou pertinents soient présents.

L’atelier se déroulera mieux si la portée est limitée à un ou deux dangers. Veillez à ce que les détails du scénario soient bien énoncés, et à ce que la carte illustre une zone réaliste pour le danger choisi.

Courriel à envoyer aux participants

Les participants à l’atelier sur l’IDER doivent refléter le concept de diversité et, idéalement, représenter un certain nombre d’avis et points de vue dans l’ensemble de la collectivité. L’étape 1 de l’IDER, « Planifier », est celle où sont fournis le plus de renseignements sur les possibles partenaires communautaires.

Le courriel ci-dessous peut être adapté, notamment selon que l’atelier a pour objet de sonder un danger en particulier ou des dangers déterminés par l’organisateur de l’atelier.

Ce modèle, une invitation, fournit des pistes. Il peut être transmis aux participants (une fois le contenu surligné personnalisé).

Bonjour,

Chaque année, [nom de l’organisme] doit procéder à un exercice d’identification des dangers et d’évaluation des risques (IDER) afin de cerner les priorités dans la planification des situations d’urgence. L’évaluation que nous effectuerons en 2019 prévoit la tenue d’un atelier dans lequel les dangers feront l’objet de discussions pour en évaluer la probabilité et les conséquences.

Ce courriel vise à vous inviter à titre d’expert partenaire dans l’évaluation, cette année, du danger suivant : [danger(s) particulier(s)]. Veuillez lire attentivement le message ci-dessous, car il contient des directives importantes.

Nous souhaitons que les points de vue des participants soient exprimés et que leur expertise soit mise à profit lors de l’atelier. Chaque participant doit s’appuyer sur ses propres connaissances pour préparer un scénario des répercussions graves que subirait [insérer un lieu particulier]. Les scénarios des participants éclaireront les notions de base que couvrira l’atelier dans les activités. Trois questions clés peuvent vous aider à définir un tel scénario :

  • Quels sont les dangers les plus préoccupants selon vous, et pourquoi?
  • Percevez-vous des lacunes dans la capacité actuelle pour composer avec ces dangers?
  • Quelles seront les principales tendances relatives aux risques et aux dangers ces dix prochaines années?

[FACULTATIF] Vous trouverez ci-joint un certain nombre de ressources qui vous aideront à résumer votre scénario, notamment la fiche « Exposé du scénario » [joignez le modèle créé en consultant les pages suivantes, notamment la page 11]. Soyez aussi précis que concis, en tenant compte du temps alloué, et gardez à l’esprit qu’il n’y a ni bonne ni mauvaise réponse. Cet exercice vous amènera à analyser votre propre point de vue. Si vous le préférez, vous pouvez élaborer un scénario avec d’autres participants de l’atelier [ajout facultatif – la liste des participants].

N’hésitez pas à consulter des ressources comme des cartes, des modèles, des recherches et d’autres sources d’information si vous le jugez pertinent pour appuyer votre scénario.

Si vous avez des questions sur l’atelier ou sur l’élaboration d’un scénario, veuillez communiquer avec : [organisateur de l’événement ou personne-ressource].

Tels sont les détails relatifs à l’atelier : [insérer les détails nécessaires].

Préparatifs pour l’atelier

Avant même la tenue de l’atelier, veillez à distribuer tout document pertinent transmis par des participants (voir le modèle de courriel, à la page 5).

Assurez-vous aussi d’avoir ce qui suit :

  • Une fiche des présences;
  • Une grande carte pour chaque groupe comptant jusqu’à 6 participants;
    • adaptée au lieu sélectionné, aux personnes touchées et aux biens exposés aux risques
  • li>Les fiches à imprimer pour les participants;
  • Des marqueurs pour l’ajout d’idées et de dessins sur les cartes;
  • Du papier blanc grand format pour la prise de notes et les séances de remue-méninges;
  • Un accès à Internet pour les participants (pour vérifier l’information durant l’atelier).

Vous devez également disposer d’un moyen de consigner l’information produite durant l’atelier. Par exemple, vous pourriez désigner une personne responsable d’écrire les commentaires du groupe entier. Il est aussi conseillé de rappeler aux participants d’écrire clairement dès le début de l’atelier, afin que les idées lancées et les notes prises puissent être recueillies et transcrites plus tard.

Un processus à suivre étape par étape pour la tenue d’un atelier d’IDER figure dans les pages suivantes. Vous pouvez l’adapter et le personnaliser au besoin.

Remarque : Il n’est pas obligatoire de suivre ce processus pour assurer la conformité à la Loi sur la protection civile et la gestion des situations d’urgence.

Aperçu de l’atelier

Idéalement, pas plus de 30 personnes ne doivent prendre part à l’atelier. La durée recommandée ici est de deux heures, mais elle correspond à un seul danger.

Dans la mesure du possible, assurez-vous de disposer des outils et des ressources qui suivent pour en offrir l’accès aux participants :

  • Carte générale d’une région (illustrant les éléments d’infrastructure et limites);
  • Carte des groupes démographiques concernés (groupes vulnérables, population à faible revenu, etc.);
  • Données contextuelles, renseignements et références utiles, le cas échéant;
  • Papier grand format et stylos (pour les séances de remue-méninges);
  • Papier brouillon
  • Blocs-notes et papier de réserve.

Une copie grand format de chaque type de carte pour environ 5 à 10 participants est idéale pour faciliter l’échange d’idées et l’utilisation interactive de telles ressources.

L’atelier devrait être articulé autour de quatre activités principales. Chacune est expliquée de façon détaillée dans ce résumé :

    1. Identifier les dangers (5 minutes)
    2. Choisir un danger particulier (10 minutes)
  1. Partager les scénarios (20 minutes)
  2. Enrichir les connaissances communautaires (20 minutes)
  3. Activité sur le cheminement des répercussions (20 minutes)
  4. Évaluer les risques en les notant (30 minutes)
  5. Conclure (15 minutes)

Assurez-vous de garder assez de temps pour le numéro 5!

Encouragez les participants à dessiner et à griffonner sur les cartes et le papier grand format!

ACTIVITÉ 1 :

A) IDENTIFIER LES DANGERS*

Type d’activité : Activité individuelle

Durée de l’activité : 5 minutes

  1. En consultant la liste de vérification fournie, repérez les dangers qui pourraient atteindre la zone géographique que vous avez délimitée (portée).
  2. Inscrivez autant de déclencheurs potentiels que possible pour l’un des dangers sélectionnés.

Dans le document Guide méthodologique 2019, imprimez :

  • La page 18 : « Identifiez les dangers dans la collectivité »

B) CHOISIR UN DANGER*

Type d’activité : Activité de groupe

Durée de l’activité : 10 minutes

  1. Exprimez vos points de vue sur les dangers auxquels est exposée la zone géographique dont vous avez délimité la portée.
  2. Sélectionnez un danger auquel vous ferez référence jusqu’à la fin de la séance.
  3. Remplissez la fiche « Détails de base du scénario » pour ce danger. (Page 10)

*Si le danger sur lequel porte l’atelier a été déterminé à l’avance par l’organisateur, sautez l’activité 2.

ACTIVITÉ 2 :

PARTAGEZ VOTRE SCÉNARIO DU PIRE

Type d’activité : Activité en petits groupes (jusqu’à 6)

Durée de l’activité : 20 minutes

  1. En groupe, échangez et discutez au sujet de ce qui vous apparaît comme le scénario du pire, le plus pessimiste, pour le danger sélectionné dans la zone géographique dont vous avez délimité la portée.
  2. Élaborez un seul scénario qui traite de façon équilibrée des préoccupations et idées exprimées. Vous utiliserez ce scénario comme référence jusqu’à la fin de la séance.
  3. Utilisez la fiche « Exposé du scénario » (page 11) pour résumer rapidement et clairement l’information clé à inclure dans le scénario sur lequel s’entendra le groupe.

Détails de base du scénario

L’exposé

  • L’exposé est une brève description des événements composant le scénario. Il peut aider le groupe consultatif à fournir des précisions, notamment sur des activités particulières et des répercussions éventuelles.
  • Ce processus de réflexion mené en collaboration est immensément important. Il permet au groupe de soulever des hypothèses, de comprendre les perceptions et de discuter des risques en vue de l’élaboration d’un scénario réaliste.

La première étape de l’élaboration d’un scénario consiste à établir l’information de base au sujet du danger et du contexte. Les détails à considérer sont les suivants :

  1. Type de danger : Chaque danger est noté en fonction d’un scénario particulier.

    Dans un atelier sur l’IDER, vous pourriez choisir un danger qui :

    1. est considéré comme étant le plus grave;
    2. est considéré comme étant le plus probable;
    3. est considéré comme étant le moins bien compris;
    4. risque de mettre à l’épreuve la capacité des mesures de préparation, d’intervention et de rétablissement dont la mise en œuvre est prévue.
  2. Événements déclencheurs : Précisez les causes et les éléments déclencheurs du danger que vous avez choisi. Cela pourrait aider les participants de l’atelier à créer le scénario.

    Par exemple, si vous avez choisi « inondation » comme danger, vous pourriez aussi décrire ce qui peut causer une inondation. Dans ce cas particulier, il pourrait s’agir des éléments déclencheurs suivants :

    • Précipitations extrêmes
    • Défaillance du réseau d’égout pluvial
    • Fonte des neiges
    • Débâcle
    • Vents violents
    • Humidité du sol
    • Embâcle
    • Frasil
    • Barrages naturels
  3. Type de danger (s’il y a lieu) : Ajoutez toute caractéristique pertinente.

    Dans le cas d’une inondation, il pourrait s’agir des caractéristiques suivantes :

    • Crue des eaux (inondation fluviale)
    • Milieu urbain (inondation pluviale)
    • Crue soudaine, brutale ou éclair
    • Onde de tempête
    • Seiche
    • Inondation côtière

Exposé du scénario

Assurez-vous aussi d’avoir une bonne idée de ce qui suit :

  • L’importance (taille) et l’ampleur (étendue) du danger, la vitesse à laquelle il peut évoluer et d’autres caractéristiques pertinentes
  • Le cheminement (trajectoire) et l’étendue des répercussions entraînées par le danger – traversée de limites administratives, territoriales ou juridictionnelles, ou chevauchement de mandats organisationnels
  • Les dommages subis ou les blessures infligées, et l’endroit où ceux-ci surviennent
  • Les mesures prises, qui sont prévues (intervention organisée et formelle) ou non prévues (intervention informelle)
  • La façon dont des événements actuels, l’environnement ou d’autres conditions influent sur le scénario
  • La découverte du danger et la réaction de la population
  • Tout autre facteur pouvant influer sur l’intervention

ACTIVITÉ 3 :

ENRICHIR LES CONNAISSANCES COMMUNAUTAIRES

Type d’activité : Activité en petits groupes (jusqu’à 6)

Durée de l’activité : 20 minutes

Utilisez la fiche « Contexte du scénario » (page 13) pour résumer l’information clé :

  1. Identifiez les personnes ou les biens qui correspondraient à n’importe laquelle des catégories suivantes, dans le contexte du scénario de danger proposé :
    1. Exposé(e) : bien ou personne se trouvant dans la zone atteinte par le danger ou qui en subira l’impact indirect;
    2. Vulnérable : bien ou personne susceptible de subir les effets dommageables du danger;
    3. Faible capacité : danger hors de la portée des ressources prévues ou inhérentes au bien ou à la personne.
  2. Indiquez les partenaires et intervenants clés pour la préparation à la situation d’urgence et l’intervention dans la zone. Tenez compte de la propriété du bien et d’aspects relatifs à la gestion.
  3. Déterminez les frontières qui s’appliquent sur les plans administratif, territorial ou juridictionnel, ou les lignes de responsabilité, et dessinez-les sur la carte.

Contexte du scénario

Une fois les détails de base fournis, réfléchissez à la façon dont les personnes, les groupes communautaires, les propriétaires et exploitants d’éléments d’infrastructure, les représentants gouvernementaux et ceux du secteur privé vivront les situations :

  • Qui ou quoi peut être exposé au danger?
  • Qui ou quoi peut être vulnérable au danger?
  • Qui ou quoi n’a qu’une faible capacité de gérer ce danger et ses répercussions?
  • Sur quel type de capacité existante peut-on compter pour réagir ou s’adapter? Il peut s’agir d’une capacité formelle (premiers répondants, etc.) ou informelle (citoyens, groupes, etc.).
  • Qui sont les partenaires et intervenants clés pour la préparation à la situation d’urgence et l’intervention dans la zone atteinte. Tenez compte de la propriété du bien et d’aspects relatifs à la gestion.

Infrastructure

  • Qui opère ou exploite l’infrastructure?
  • Son exploitation est-elle soumise à des règlements?
  • Où les biens, actifs ou systèmes sont-ils situés? Sont-ils exposés à des dangers?
  • Quels sont les autres biens ou éléments d’infrastructure reliés ou dépendants?
  • Des stratégies ont-elles été établies pour protéger et assurer les biens?
    (polices d’assurance, normes en vigueur, politiques, procédures)
  • Une approche de planification tous risques est-elle suivie?
  • Des programmes d’amélioration continue ont-ils été mis en œuvre pour les biens et l’infrastructure?
  • Les mesures adoptées tiennent-elles compte de la nature changeante des risques?

ACTIVITÉ 4 :

ACTIVITÉ SUR LE CHEMINEMENT
DES RÉPERCUSSIONS

Type d’activité : Activité en petits groupes (jusqu’à 6)

Durée de l’activité : 20 minutes

Utilisez le papier grand format ou un autre moyen pour lancer des idées sur les répercussions et l’impact global du scénario du pire, le plus pessimiste, que vous avez élaboré au moyen d’un diagramme illustrant le cheminement des répercussions.

Suivez les directives à la page 15 pour vous guider dans la préparation d’un diagramme.

DIAGRAMME SUR LE CHEMINEMENT
DES RÉPERCUSSIONS

Pour créer un diagramme du cheminement des répercussions (graphique de cheminement), commencez dans la partie supérieure de la surface d’écriture (papier, tableau blanc, etc.), puis changez de niveau à chaque étape :

  1. Principal danger à évaluer
  2. Conséquences directes du danger, y compris d’autres dangers susceptibles de se produire
  3. Effets secondaires du danger, y compris d’autres dangers susceptibles de se produire
  4. Autres effets (de chaîne ou en cascade) notés – ajouter autant de niveaux qu’il le faut

Voici un exemple général :

Sample Impact Pathway Diagram
  • Ajoutez des effets particuliers sur l’infrastructure essentielle dans le diagramme, comme il est indiqué en rose ci-dessus (fermeture de routes).
  • Prenez note de tout groupe considéré comme étant exposé, vulnérable ou d’une faible capacité de gérer le danger, le cas échéant. Un exemple est fourni dans l’encadré jaune ci-dessus (problèmes de mobilité).
  • Des mesures d’intervention particulières peuvent aussi être soulignées au moyen d’une mesure souhaitée, surlignée en vert dans le graphique ci-dessus (avertissements publics).

ACTIVITÉ 5 :

ÉVALUATION DES RISQUES

Type d’activité : Activité en petits groupes (jusqu’à 6)

Durée de l’activité : 30 minutes

Nous disposons maintenant d’un scénario bien élaboré. Il est temps de noter le danger à l’aide de l’équation suivante : Risque = Probabilité x Conséquences.

  1. Servez-vous des grilles d’évaluation (pages 17 à 19) pour attribuer une note finale au danger sélectionné*.

Dans le document Guide méthodologique 2019, imprimez :

  • Les pages 31 à 36 : « Étape 4 : Évaluer les risques »

Remarque au sujet de l’évaluation

L’évaluation des conséquences doit se faire par rapport à la communauté touchée. Le niveau de répercussion dans chaque sous-catégorie ne correspond pas à des mesures ou à des chiffres précis pour attribuer une note à une conséquence. C’est intentionnel : l’évaluation est indicative seulement.

Dans l’évaluation d’une conséquence découlant d’un danger particulier, considérez la capacité éventuelle des partenaires pertinents qui participent déjà aux activités de prévention, d’atténuation, de préparation, d’intervention et de rétablissement. Si le danger étire la capacité à l’intérieur d’une catégorie de conséquences particulière (décès, rupture de liens sociaux, etc.), le risque pourrait être moyen. En revanche, si la capacité cède, il s’agit probablement d’un risque élevé.

Feuilles de pointage

Tableau d’évaluation de la probabilité

Tableau d’évaluation de la probabilité avec ligne d'en-tête suivie de 10 lignes videss

Danger

Catégorie

Pointage

Justification et commentaires

       
       
       
       
       
       
       
       
       
       

Tableau d’évaluation des conséquences

Évaluez chaque danger dans chaque sous-catégorie. Valeurs possibles : Élevé – 3; Moyen – 2; Faible – 1; Sans objet – 0.

Additionnez les points par sous-catégorie pour obtenir une note relative aux conséquences, qui ne doit pas être nulle (zéro).

Tableau d’évaluation des conséquences avec ligne d'en-tête suivie de 13 lignes videss

Danger

Décès

Bles­sures

Impact psycho-social

Système de soutien

Évacu­ation

Dom­mages matér­iels

Service de l’infra-struct­ure essen­tielle

Dom­mages environ­nemen­taux

Réper-cussions écono­miques

Atteinte à la réput­ation

Note relative aux consé­quences

                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       
                       

Grille d’évaluation sommaire des risques

Utilisez les notes obtenues relativement à la probabilité et aux conséquences, puis entrez-les dans le tableau pour chaque danger. Multipliez les valeurs relatives à la probabilité et aux conséquences pour obtenir une note globale relative aux risques pour chaque danger.

Grille d’évaluation sommaire des risques avec ligne d'en-tête suivie de 12 lignes videss

Danger

Probabilité

Conséquence

Note globale relative aux risques

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